İş Yükünü Yönetebilmek

Yoğun iş yükünü yönetmek

Ben dahil hemen hepimizin muzdarip olduğu konulardan birisi yoğun iş yükü ve hızlı tempo. Beyaz yakalı çalışanlar üzerinde özellikle pandemi sonrası yapılan pek çok araştırma da bunu doğrular nitelikte.

İşler üste üste gelmeye başladığında siz de kendinizi bir denge tahtasında ilerlemek isterken üzerinize durmadan yastıklar atılıyor gibi hissediyor olabilirsiniz. :)

Şimdi derin bir nefes alın ve sakinleşin, aşağıda yoğun iş yükünü yönetebilmek için kullandığım ve çok faydasını gördüğüm birkaç öneriyi paylaşacağım.

Kararları bekletmeyin: Ürün yönetirken her gün farkında olduğunuz ya da olmadığınız onlarca karar almanız gerekir. Alamadığınız kararlara ait her task birikerek sizi sıkıştırmaya başlar. Kararları önünüze geldiği anda almaya çalışın. Eğer ek bilgi veya danışma ihtiyacınız var ise bunu da hemen yapın ki sizde beklemesin. Sizde bekleyen her karar zihinsel yorgunluk olarak size geri dönecektir.

Küçük işleri anında yapın: Bekleyen kararlardan sonra ikinci zihinsel yük getiren konu ise biriken küçük işler oluyor. Bir mail atmanız ya da bir ekranda bir kontrol yapmanız mı gerekiyor. Hemen yapın aradan çıksın. Yoğunluk esnasında bu gibi işleri ertelemek en kolayı oluyor kabul ediyorum ben de yapıyorum. Ancak bir işi halletmenin rahatlığını düşünün. Acil bir durumu veya krizi çözmeni gerekiyorsa başka küçük işleri tabi ki biraz öteleyebilirsiniz.

Listeleyin/Önceliklendirin: İş karmaşasından çıkmamı sağlayan içimi rahatlatan bir teknik. Kafamı kurcalayan bir sürü iş olduğunda hepsini alt alta yazıyorum. Listeye bakınca genelde şöyle bir düşünce geliyor “Tüm beynimi yoran işler bunlar mı? Yani bunları tamamladıkça rahatlayacak mıyım?” Cevap evet, hemen öncelik sırası verin ve başlayın derim. :)

Zamanlayın: Ben genellikle odaklanmam gereken işleri erken ve daha sakin saatlere, tartışmam görüşmem gereken işleri ise günün daha hareketli saatlerine atıyorum. İşimle ilgili merak ettiğim okumalarımı ise genellikle haftasonum sakin saatlere alıyorum. Siz de kendinize göre bu şekilde bir planlama yapabilirsiniz. Tavsiyem odaklanacağınız saatleri deajandanıza eklemeniz (kendinize tek kişilik toplantılar atın). Diğer işleriniz için de zamanlı hatırlatmalar kurmanız. (Ben şahsen ilgili maillere bayrak ve zamanlı hatırlatıcı ekliyorum.)

Delege edin: Biliyorum hiç kimse bir işi sizin kadar iyi yapamaz (Özellikle başak ve aslan burçları :D ) ve bir işi anlatmaktansa siz yapsanız daha iyi. Ancak kendinizi klonlayamıyorsanız işleri delege etmelisiniz. Delege etmek için illa ki yönetici pozisyonunda olmanıza gerek yok. Gerçek ilgilisi bir başka ekipse oraya yönlendirebilir, ekip arkadaşınızdan yardım isteyebilir daha üst seviyeden beklediğiniz işleriniz için yöneticinizden destek alabilir, yönetimsel kararları eskale edebilirsiniz.

Sakinleşin: Bu benim halen üzerinde çalıştığım konulardan birisi, ama iş yoğunluğunda bir 5 dakika ayırıp nefeslenmek yukarıdakilerin hepsinden daha iyi gelebiliyor. Ekip arkadaşlarınızla ofis dışına çıkın, yürüyüş yapın ya da pencere önünde çay için size hangisi iyi geliyorsa.

Huzurlu ve esen kalın…